Utenti della piattaforma

Gli utenti nell'account principale sono separati in base all'azienda e al gruppo di formazione in ciascuna azienda specifica. Per iniziare la formazione, un utente deve far parte di un gruppo. La formazione è disponibile solo per gli utenti nei gruppi.

Suggeriamo di non aggiungere più di 10.000 dipendenti all'azienda.

Tutte le informazioni sugli utenti aggiunti alla piattaforma sono visualizzate nella sezione Utenti.

La piattaforma presenta i seguenti stati utente:

• Formazione non assegnata.
• Formazione in corso.
• Formazione sospesa.
• Formazione completata.
• Archiviato.
• Eliminato.

Il numero di slot di formazione utilizzati è determinato dal numero di utenti con lo stato Formazione in corso. Gli utenti con altri stati non vengono considerati nel calcoli degli slot utilizzati.

Durante la formazione, ogni utente completa le seguenti fasi:

1. Gli amministratori possono aggiungere utenti alla piattaforma manualmente, importarli da un file XLSX o recuperare i dati dalla sincronizzazione con Active Directory.
2. In base al programma di formazione, gli amministratori possono spostare gli utenti nei gruppi manualmente oppure utilizzando le regole di distribuzione automatizzata dei gruppi.
3. Quando viene avviata la formazione per il gruppo, l'utente acquisisce lo stato Formazione in corso e riceve un invito con un link personalizzato al portale della formazione. Se la formazione non è stata avviata per il gruppo, all'utente viene assegnato lo stato Formazione non assegnata. Per invitare un utente al portale, devi avviare la formazione.
4. L'utente si registra alla piattaforma e può accedere al portale della formazione.
5. Nel portale, gli utenti completano i materiali del corso in sequenza, in conformità con il programma di formazione del gruppo a cui appartengono. Gli utenti visualizzano il proprio piano di formazione nel portale con le tempistiche e possono monitorare i propri progressi.
6. Se le simulazioni di attacchi di phishing non vengono disabilitate per un utente nelle impostazioni di formazione aggiuntive dell'azienda, agli utenti vengono inviate email che contengono esempi di phishing per metterli alla prova.
7. Gli utenti ricevono rapporti settimanali sui progressi della formazione fino al completamento di tutte le unità di formazione, nonché informazioni e suggerimenti correlati.

L'amministratore può sospendere la formazione degli utenti, spostare il loro account nell'archivio o eliminarli.

Aggiunta manuale degli utenti

Per aggiungere un utente manualmente:

1. Nell'interfaccia web del programma, seleziona la sezione Utenti.
2. Fai clic sul pulsante Aggiungi utente.

   Viene visualizzata la finestra Aggiungi utente.

3. Nel campo Nome e cognome, inserisci il nome e cognome dell'utente.
4. Nel campo Nome, inserisci il nome dell'utente.
5. Nel campo Email, inserisci l'indirizzo email dell'utente a cui inviare un invito con un link personalizzato al portale di formazione.
6. Nell'elenco a discesa Gruppo, seleziona il gruppo di formazione in base al programma di formazione selezionato per l'utente.

   Se non hai ancora deciso a quale gruppo assegnare l'utente, puoi mantenere l'opzione Nessun gruppo e successivamente spostarlo nel gruppo oppure utilizzare le regole di distribuzione automatizzata dei gruppi.

7. Se presenti, compila gli eventuali campi aggiuntivi.

   I campi aggiuntivi verranno visualizzati se in precedenza hai aggiunto campi personalizzati per questa azienda.

8. Fai clic sul pulsante Aggiungi.

A questo punto, l'utente viene aggiunto e viene visualizzato nell'elenco.

Per far sì che l'utente riceva un invito al portale della formazione, devi avviare la formazione nel gruppo. Se la formazione è già stato avviata per il gruppo, l'invito verrà inviato automaticamente. In tal caso, non sono necessarie ulteriori azioni.

Importazione degli utenti

Prima di avviare l'importazione, devi preparare un file XLSX con un elenco di utenti. Affinché i campi che contengono informazioni sugli utenti vengano riconosciuti correttamente, ti consigliamo di utilizzare il modello di importazione. Puoi scaricare il modello nella sezione Utenti → Importazione e sincronizzazione → Modello XLS per importare gli utenti. I campi predefiniti (Email, Nome utente, Riferimento) sono obbligatori e non possono essere eliminati.

Per importare un elenco di utenti da un file XLSX:

1. Nell'interfaccia web del programma, seleziona la sezione Utenti.
2. Fai clic su Importa utenti.

   Apri la pagina Importazione e sincronizzazione nella scheda Importa. Viene avviata la Fase 1 dell'importazione degli utenti.

3. Fai clic sul pulsante Seleziona file per aggiungere il file XLSX creato in precedenza.
4. Se necessario, aggiungi i commenti nel campo di immissione a destra.
5. Fai clic sul pulsante Continua.

   Viene avviata la Fase 2.

6. Se il file XLSX contiene ulteriori campi non presenti nelle impostazioni dell'azienda, ti verrà chiesto di aggiungere un nuovo campo personalizzato. Ti basterà selezionare le caselle nella colonna Aggiungi a database per i campi che vuoi aggiungere.

   Il nuovo campo personalizzato verrà aggiunto a tutti gli utenti nell'azienda corrente, non solo per gli utenti inclusi nell'elenco di importazione.

7. Fai clic sul pulsante Continua.

   Viene avviata la Fase 3.

8. Se il file XLSX contiene errori, riceverai una notifica. In caso di errori:
   • Scarica il rapporto degli errori e annulla l'importazione.
   • Invia il rapporto degli errori via email e annulla l'importazione.
   • Continua con l'importazione.

     In questo caso, gli utenti con dati erronei non verranno importati nella piattaforma.

   Se annulli l'importazione dopo aver corretto gli errori nel file XLSX, dovrai avviare di nuovo il processo di importazione dalla Fase 1.

   Per continuare con l'importazione, fai clic sul pulsante Continua comunque.

   Viene avviata la Fase 4.

9. Verifica l'accuratezza dei dati degli utenti che verranno importati nella piattaforma. Se tutti i dati sono corretti, fai clic sul pulsante Continua.

   È inoltre disponibile un pulsante che consente di scaricare o inviare via email un rapporto sugli utenti importati.

   Viene avviata la Fase 5.

10. Verifica che gli utenti importati siano assegnati correttamente ai gruppi di formazione. In assenza di problemi, fai clic sul pulsante Continua.

    Se necessario, puoi modificare l'ordine di applicazione delle regole di distribuzione automatica o creare una nuova regola nella sezione delle impostazioni Regole.

11. Fai clic sul pulsante Continua.

A questo punto, gli utenti vengono importati e visualizzati nell'elenco della sezione Utenti.

Modifica delle informazioni degli utenti

Per modificare le informazioni su un utente:

1. Nell'interfaccia web del programma, seleziona la sezione Utenti.
2. Nella riga con il nome dell'utente di cui desideri modificare le informazioni, fai clic sull'icona .

   Viene visualizzata la finestra Modifica informazioni utente.

3. Apporta le modifiche necessarie.
4. Fai clic sul pulsante Salva.

A questo punto, le informazioni dell'utente vengono modificate.

Archiviazione degli utenti e ripristino degli stessi dall'archivio

Puoi archiviare gli utenti. Gli utenti archiviati vengono disabilitati nella sezione di apprendimento, rimossi dai gruppi di formazione e non inclusi nelle relazioni.

Puoi archiviare un utente manualmente (vedi di seguito) o utilizzando uno script di sincronizzazione degli utenti ASAP con account Active Directory.

Se hai integrato ASAP con Active Directory e hai impostato Archivia come azione utente consentita, non potrai archiviare manualmente gli utenti recuperati da Active Directory. Le azioni su tali utenti devono essere eseguite in Active Directory.

Per archiviare gli utenti manualmente:

1. Nell'interfaccia web del programma, seleziona la sezione Utenti.
2. Seleziona le caselle a sinistra dei nomi degli utenti che vuoi archiviare.
3. Nell'elenco a discesa Azioni sopra la tabella degli utenti, seleziona Archivia.

   Viene visualizzata la finestra Archivia utenti.

4. Fai clic sul pulsante OK.
5. Nella finestra di conferma, fai clic sul pulsante OK.

A questo punto, gli utenti vengono archiviati, Puoi annullare l'archiviazione di un utente in qualsiasi momento.

Per ripristinare manualmente gli utenti dall'archivio:

1. Nell'interfaccia web del programma, seleziona la sezione Utenti.
2. Fai clic sul pulsante Mostra utenti archiviati.

   Nella tabella verranno visualizzati solo gli utenti archiviati.

3. Seleziona le caselle a sinistra dei nomi degli utenti di cui vuoi annullare l'archiviazione.
4. Nell'elenco a discesa Azioni sopra la tabella degli utenti, seleziona Annulla archiviazione.

   Viene visualizzata la finestra Annulla archiviazione.

5. Fai clic sul pulsante OK.
6. Nella finestra di conferma, fai clic sul pulsante OK.

A questo punto, viene annullata l'archiviazione degli utenti selezionati.

Spostamento degli utenti in nuovi gruppi

Per spostare un utente in un gruppo:

1. Nell'interfaccia web del programma, seleziona la sezione Utenti.
2. Seleziona le caselle a sinistra dei nomi utente che vuoi spostare nel gruppo.
3. Nell'elenco a discesa Azioni sopra la tabella degli utenti, seleziona Sposta nel gruppo.

   Viene visualizzata la finestra Sposta utenti nel gruppo.

4. Nell'elenco a discesa Gruppo di destinazione, seleziona il gruppo in cui vuoi spostare gli utenti.
5. Fai clic sul pulsante OK.
6. Nella finestra di conferma, fai clic sul pulsante OK.

Gli utenti vengono spostati nel gruppo. Il programma di formazione per questi utenti verrà aggiornato in modo da riflettere le impostazioni del nuovo gruppo.

Eliminazione degli utenti

Solo gli utenti archiviati possono essere eliminati.

Per eliminare un utente:

1. Nell'interfaccia web del programma, seleziona la sezione Utenti.
2. Fai clic sul pulsante Mostra utenti archiviati.

   Nella tabella verranno visualizzati solo gli utenti archiviati.

3. Seleziona le caselle a sinistra del nome di ciascun utente che vuoi eliminare.
4. Nell'elenco a discesa Azioni sopra la tabella degli utenti, seleziona Elimina.

   Viene visualizzata la finestra Elimina utenti.

5. Fai clic sul pulsante OK.
6. Nella finestra di conferma, fai clic sul pulsante OK.

L'utente, la sua cronologia di formazione e tutte le informazioni correlate verranno eliminati dalla piattaforma.

Aggiunta di campi personalizzati

Per creare un utente nel programma, i seguenti campi sono obbligatori: Email, Nome e Nome e cognome. Se necessario, puoi aggiungere ulteriori campi con informazioni sull'utente (ad esempio Posizione o Reparto).

I campi personalizzati sono necessari per eseguire le seguenti operazioni:

• Filtraggio degli utenti al fine di eseguire operazioni di massa con gli utenti della piattaforma
• Creazione di regole di raggruppamento automatiche
• Configurazione della sincronizzazione con Active Directory

Per aggiungere un campo personalizzato:

1. Nell'interfaccia web, seleziona la sezione Impostazioni azienda.
2. Nella sezione Campi personalizzati, fai clic su Aggiungi campo personalizzato.

   Viene visualizzata la finestra Aggiungi campo aggiuntivo.

3. Nel campo Nome campo, inserisci un nome univoco per semplificare l'identificazione di tale campo.
4. Fai clic sul pulsante Salva.
5. Ripeti i passaggi 2-4 per creare tutti i campi necessari.

I campi personalizzati verranno aggiunti.